Un reciente estudio revela que las fallas tecnológicas en reuniones de trabajo están deteriorando la productividad, sin que las empresas estén tomando medidas adecuadas para solucionarlo. Más del 70% de los responsables de tecnología en las empresas indicaron que los empleados enfrentan problemas como fallos en el audio o interrupciones en la conexión, y el 30% aseguró que estos inconvenientes se presentan con frecuencia o muy frecuentemente.
Estos errores técnicos tienen consecuencias directas en la actividad empresarial: el 94% de los encuestados afirmó que han generado al menos un coste para su organización, principalmente en forma de pérdida de productividad, mencionada por un 51%. Las dificultades ralentizan las reuniones, incrementan la carga de soporte técnico, interrumpen la colaboración y fomentan la desconfianza entre los trabajadores.
«Los dirigentes entienden que una buena experiencia en el lugar de trabajo mejora la colaboración y la productividad. Sin embargo, los problemas tecnológicos, la falta de uniformidad en las configuraciones y el soporte insuficiente generan fricciones», expusieron los investigadores. 
Estamos inmersos en una transformación profunda de la forma de trabajar, donde los espacios que funcionan hoy no serán necesariamente los adecuados en el futuro. Los empleados demandan poder ser productivos desde cualquier lugar, ya sea remoto, presencial o una combinación de ambos, y estas expectativas están en constante evolución.
A pesar de que los responsables empresariales reconocen el impacto directo de la experiencia en el puesto de trabajo sobre la productividad y la colaboración, admiten que la toma de decisiones fragmentada y la implicación tardía de los departamentos de TI provocan fricciones generalizadas, pérdidas de tiempo y aumentan los riesgos de seguridad.
En términos concretos, el 86% relaciona una experiencia sólida en el entorno laboral con una mejor productividad y el 90% con una mayor colaboración, pero solo el 58% siente que dispone de datos claros de retorno de inversión para justificar los costes en tecnología y experiencia del empleado. Además, apenas el 29% considera que la experiencia laboral es una estrategia empresarial central.
La experiencia laboral impulsa la productividad
El estudio de Logitech también subraya un desfase entre las prioridades declaradas y su ejecución práctica. Un 87% señala que la colaboración entre los departamentos de TI, recursos humanos y gestión de instalaciones es crucial o muy importante para mejorar la experiencia laboral.
No obstante, solo el 34% de las organizaciones dispone de una función unificada que gestione conjuntamente la hoja de ruta de las inversiones en el entorno de trabajo.
Los investigadores apuntan: «Cuando todos tienen responsabilidad parcial, nadie asume el problema por completo. La fragmentación en la gestión de la experiencia laboral hace que los problemas caigan en el olvido. Esta fricción afecta tanto al flujo de trabajo como a los equipos que diseñan el entorno laboral».
Planificar un espacio de trabajo enfocado en una experiencia elevada requiere anticipación y colaboración, pero en la mayoría de las empresas solo una de cada cuatro contempla la participación de TI y audiovisuales antes de planificar el espacio físico, lo que implica que se diseñan oficinas sin considerar la tecnología necesaria para soportar a las personas que las usan.
Invertir en tecnología para el lugar de trabajo
Planificar de forma efectiva supone vincular las inversiones en el entorno laboral a resultados medibles. Esto implica crear un mapa de fricciones que identifique dónde los empleados pierden tiempo, como en el inicio de las reuniones, problemas con audio y vídeo, la reserva de salas, la conexión de dispositivos, disponibilidad del espacio, equidad en las reuniones o configuraciones complejas.
Los departamentos de TI, recursos humanos y gestión de inmobiliaria deben colaborar desde etapas tempranas, compartiendo métricas entre equipos multifuncionales antes de diseñar los espacios. Los ambientes laborales deben facilitar tanto a trabajadores presenciales como remotos su participación sin que tengan que resolver problemas tecnológicos.
Es crucial medir volúmenes de incidencias, rendimiento de dispositivos y retrasos en el inicio de reuniones, junto con indicadores estándar de experiencia del empleado. La combinación de datos procedentes de sensores y de la opinión de los trabajadores permite justificar el retorno de inversión y adaptar continuamente la tecnología a las necesidades cambiantes del negocio y los empleados.
