FullFunnel, una firma experta en la gestión de proyectos complejos relacionados con estrategias de salida al mercado y operaciones de ingresos (RevOps), ha encontrado en la plataforma Kantata PSA la solución para estandarizar y optimizar sus procesos de entrega. La compañía, que también ofrece servicios de inteligencia artificial aplicada mediante colaboraciones con socios como Clay y HubSpot, enfrentaba un problema habitual en organizaciones en crecimiento: el conocimiento clave quedaba restringido a personas individuales, lo que dificultaba su compartición y generaba riesgos en la ejecución de proyectos.
Antes de la implementación de Kantata, FullFunnel gestionaba entre 30 y 40 proyectos complejos a través de herramientas descoordinadas como Slack y Google Docs, y usaba hojas de cálculo para el seguimiento manual de presupuestos y tiempos. Esta dispersión impedía una visión unificada del estado de los proyectos y provocaba retrasos significativos, así como problemas para detectar potenciales riesgos antes de que se manifestaran.
Jake Birkhahn, gerente del Grupo de Gestión de Proyectos de FullFunnel, resumió la situación: «Si alguno de nosotros abandonaba la empresa, se llevaba consigo años de conocimiento valioso sobre los proyectos, lo que aumentaba considerablemente el riesgo operativo». Este modelo manual e inconsistente no solo dificultaba la escalabilidad de la empresa, sino que también amenazaba la retención de clientes debido a desviaciones en la ejecución y la falta de previsibilidad. 
Unificación y Estandarización con Kantata
La adopción de Kantata permitió a FullFunnel crear plantillas estandarizadas y controladas por versiones, además de flujos de trabajo normalizados que cubren desde la gestión hasta la publicidad pagada, el diseño, desarrollo y las implementaciones tecnológicas. Cada plantilla incluía pasos detallados que garantizaban un enfoque consistente en todos los equipos de entrega.
La plataforma centralizó la información de toda la organización mediante dashboards personalizados, proporcionando a los líderes una visibilidad en tiempo real de los datos, problemas y riesgos. Estos paneles incorporaban alertas «Red Ink» para identificar tareas bloqueadas o que esperaban retroalimentación del cliente, funcionando como única fuente de información confiable para toda la empresa.
Gracias a este sistema centralizado, la incorporación de proyectos se realiza ahora bajo una estructura probada y uniforme, facilitando la gestión del rendimiento, la capacidad y la entrega a nivel organizacional. Como indicó Birkhahn, «contar con una única fuente de verdad nos permite mantener la organización y la excelencia que nos proponemos».
Impacto Inmediato en la Eficiencia y la Satisfacción
Tras la implementación, FullFunnel experimentó mejoras rápidas y tangibles. Los equipos de entrega lograron mantener una mayor consistencia, aplicando las mejores prácticas desarrolladas internamente. Si bien la empresa no compartió cifras concretas, confirmó un incremento notable en la satisfacción del cliente.
Otra transformación significativa se observó en el seguimiento presupuestario, donde la alineación entre presupuestos y gastos reales se reflejaba en tiempo real. Esta transparencia eliminó reportes sesgados y permitió detectar problemas de forma precoz, reforzando a Kantata como el sistema nervioso central de las operaciones.
Birkhahn destacó el cambio en el enfoque operativa: «El mayor beneficio no es solo la eficiencia, sino poder concentrarnos en lo que realmente aporta valor, dejando atrás la gestión manual y enfocándonos en la planificación estratégica, gestión de recursos y la mejora continua del servicio al cliente».
Resultados Medibles y Mejoras en la Gestión
Los datos reflejan que FullFunnel ahora entrega entre el 80% y el 89% de sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, un avance sustancial respecto a cifras previas. La tasa de éxito en la entrega superó el 90%, impulsada por la implantación de procesos estandarizados que han reducido los riesgos operativos.
El conocimiento institucional se almacena de forma permanente gracias al sistema PSA, que integra datos estructurados y no estructurados en un único repositorio. La automatización disponible en Kantata también ha aumentado la capacidad de gestión de proyectos, liberando a los líderes para que dediquen más tiempo a la planificación de recursos y la satisfacción del cliente, en lugar de la resolución de crisis.
Visión de Futuro y Potencial de la IA
La plataforma Kantata ha abierto nuevas oportunidades estratégicas para la empresa, especialmente en la aceleración de su transformación digital y adopción de inteligencia artificial. Según Birkhahn, la estructuración del conocimiento es la base indispensable para que la IA se convierta en una herramienta útil: «Hemos creado el combustible que la IA necesita para ser realmente eficaz. Podremos desarrollar agentes de gestión de proyectos basados en toda la experiencia acumulada».
Sarah Edwards, directora de Estrategia de Kantata, subraya el impacto sectorial: «Cada proyecto aporta un aprendizaje valioso a las firmas de servicios profesionales. El éxito futuro dependerá de la capacidad para desbloquear y potenciar ese conocimiento. FullFunnel demuestra que una base operativa sólida puede transformar ese saber en mejores resultados para los clientes».
La evolución constante de Kantata y su creciente enfoque en IA constituyen un factor clave de diferenciación en el mercado de la gestión de proyectos. Con estas tecnologías, FullFunnel aspira a construir una organización de entrega más coherente, resiliente y escalable, sin sacrificar la calidad exigida por sus clientes.
Implicaciones para el Mercado de Servicios Profesionales
El caso de FullFunnel refleja una madurez creciente del mercado PSA, donde preparar y estructurar los datos operativos es un paso previo imprescindible para el valor real de la IA. Los proveedores deben enfatizar la captura organizada del conocimiento, tanto estructurado como no estructurado, y contar con procesos estandarizados que permitan al aprendizaje automático funcionar correctamente.
La integración de IA sin bases operativas estables ofrece beneficios limitados. Es necesario que los humanos validen y supervisen los procesos cambiantes que la inteligencia artificial pueda sugerir, con registros adecuados para asegurar la gobernanza. Kantata proporciona este equilibrio, utilizando su motor de experiencia para alimentar un sistema de IA que prepara a las organizaciones para un futuro dominado por trabajadores digitales.
Firmas de servicios profesionales deben prestar atención a las métricas de entrega alcanzadas: mover la tasa de proyectos entregados a tiempo y dentro del presupuesto del 70% al 90% exige disciplina en el desarrollo de plantillas y compromiso en la gestión basada en una única fuente de verdad. Este caso valida que la inversión en soluciones PSA es estratégica y va mucho más allá de la mera administración.
En paralelo, otros proveedores como Certinia, Rocketlane, Klient y Mission Control exploran enfoques similares, consolidando un futuro en el que las empresas de servicios profesionales serán impulsadas por IA que aprovecha el conocimiento organizacional para ofrecer servicios más efectivos y eficientes.
