Desde el 7 de mayo de 2026, las compañías de pagos y emisores de dinero electrónico en el Reino Unido operan bajo las normas más exigentes establecidas por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) a través de la regulación CASS 15, que busca reforzar la salvaguarda de los fondos de los clientes. Aunque el plazo oficial para su implementación ya ha concluido, el cumplimiento no es algo que pueda relajarse; debe mantenerse rigurosamente cada día. Los controles deben demostrar eficacia incluso ante retrasos en los datos, discrepancias entre sistemas o la ausencia de personal clave.
Esta normativa obliga a las firmas a realizar conciliaciones de sus registros financieros en cada día hábil, definiendo estos como cualquier jornada excepto fines de semana, festivos nacionales y cierres en mercados extranjeros relevantes. Además, deben conservar evidencia documental detallando cómo se efectúan estas conciliaciones. Este requisito es crucial, pero solo representa una parte del extenso régimen regulador.
Un paso fundamental es el envío de un informe de salvaguarda a la FCA dentro de los 15 días hábiles posteriores al cierre de cada mes. Para aquellas empresas que gestionen fondos superiores a 100.000 libras, la regulación también exige la realización de una auditoría anual externa llevada a cabo por auditores calificados. Asimismo, las compañías deben mantener un «paquete de resolución», un conjunto de documentos y registros que facilitarían la devolución rápida del dinero a los clientes en caso de insolvencia. 
Las estadísticas publicadas por la propia FCA ilustran la importancia de esta regulación: las compañías insolventes en el sector de pagos desde el primer trimestre de 2018 hasta el segundo trimestre de 2023 reportaron un desfase medio del 65% en fondos que debían a sus clientes. Esta alarmante cifra evidencia que la salvaguarda efectiva de fondos no es solo un requerimiento legal, sino una cuestión esencial para la confianza del cliente y la estabilidad del mercado.
Confianza y calidad de los datos que soportan la conciliación
El punto de partida para asegurar la solidez de los controles es verificar la fiabilidad de los saldos y la información que los alimenta. La conciliación sirve para detectar diferencias, pero no puede transformar un saldo poco confiable en uno adecuado únicamente aumentando la frecuencia de las revisiones.
Por ejemplo, puede darse el caso de que un archivo enviado por un procesador llegue en plazo pero esté incompleto. Aunque la validación de entrega sea satisfactoria, podría faltar parte de las transacciones, ocasionando largas investigaciones para detectar qué datos están ausentes.
Por ello, el primer paso es confirmar que la información recibida es completa. Es necesario comprobar la llegada y contenido esperados de archivos, períodos, cantidades de registros y categorías de transacciones, además de verificar que el equipo sea capaz de vincular saldos a registros oficiales y comprender cualquier diferencia de temporalidad.
Prever y acordar por anticipado cómo actuar ante la llegada tardía de datos es esencial. Hay que definir quién realiza la investigación, qué evidencias alternativas pueden utilizarse y cuándo se debe escalar el asunto, evitando la toma apresurada de decisiones bajo presión cuando se aproxima la fecha límite.
Resolución total de diferencias
Las discrepancias que detecta la conciliación son la plataforma de inicio para la investigación. Para desentrañarlas, es necesario comprender los detalles que distinguen entre falta de información, diferencias de tiempo en liquidación o errores genuinos.
Hay que desglosar la exposición de posición y revisar registros específicos. Una diferencia recurrente atribuida a redondeos, aunque habitual, demanda prueba y evidencias claras para evitar dejar asuntos al azar.
La FCA fue tajante: todas las discrepancias deben resolverse. Cuando se detecta un desfase en la conciliación interna respecto a la salvaguarda, la empresa debe actuar inmediatamente, y habitualmente corregir la diferencia antes de que finalice la jornada de conciliación. Esto implica que quienes detectan un problema estén en comunicación directa y rápida con quienes tienen autoridad para solucionarlo.
Desde el punto de vista directivo, es clave monitorizar la antigüedad y el importe de diferencias no resueltas, los motivos que se repiten y los tiempos que tarda su resolución. Solo contabilizar la cantidad de conciliaciones completadas no ofrece un cuadro fiable de control efectivo.
Dado que ahora se envía un informe mensual de salvaguarda, mantener esta información de gestión en el ciclo de control regular facilita la supervisión constante y transparente. Estas métricas también aportan al consejo de administración una visión clara de la evolución en la gestión de riesgos.
Comprobar la operatividad sin los habituales responsables
Un procedimiento complejo puede sobrevivir gracias a la experiencia de una persona, pero esa situación de fragilidad aflora cuando esa persona falta.
Se recomienda que un sustituto capacitado ejecute el proceso únicamente con la documentación disponible. Debe ser capaz de detectar información faltante, investigar discrepancias y obtener aprobaciones sin consultar al operador habitual. La dirección ha de tener un registro de todos los puntos donde surgen dificultades para resolverlos.
Un test similar debe aplicarse a la revisión de evidencias: seleccionar un día anterior de conciliación y pedir a alguien ajeno al proceso que rastree registros fuente, cálculos, ajustes y autorizaciones. La guía provisional de la Financial Reporting Council (FRC) para auditorías de salvaguarda apoya esta labor durante el primer ciclo de auditoría bajo este régimen.
Esta guía no obligatoria, emitida en marzo de 2026, permanecerá vigente hasta la puesta en marcha del estándar de aseguramiento específico para salvaguardas esperado para 2027. Las empresas deben generar y conservar esta pista de auditoría al realizar sus controles.
Los documentos del «paquete de resolución» requieren igual rigor, ya que la capacidad de devolución rápida a los clientes ante insolvencias dependerá de que la información sea completa y esté ordenada para su consulta sencilla.
Resulta fundamental supervisar especialmente las hojas de cálculo donde valores o fórmulas pueden modificarse sin trazabilidad clara, así como los procesos automatizados, donde entradas erróneas o reglas poco controladas pueden multiplicar fallos de forma veloz.
Preguntas clave para la junta y la dirección
- ¿Somos capaces de explicar la situación actual con datos fiables y detallados?
- ¿Podríamos ejecutar el próximo proceso de salvaguarda sin la intervención de nuestros operadores habituales?
- ¿Podemos demostrar cómo solucionamos las excepciones del mes anterior?
Responder con seguridad y documentación a estas cuestiones, meses después de entrar en vigor CASS 15, revela mucho del verdadero grado de resiliencia y cumplimiento real que tiene la protección de los fondos en una firma.
Kani Payments, empresa fintech con sede en Newcastle, ayuda a bancos, compañías de pagos y otras fintechs a automatizar la conciliación y el reporte de pagos. Fundada en 2018 por Aaron Holmes, afronta los retos del manejo de datos complejos en pagos con su plataforma SaaS escalable que automatiza la recopilación, limpieza y verificación de transacciones, reduciendo el trabajo manual y permitiendo a los clientes centrarse en sus usuarios.
Hasta la fecha, Kani ha conciliado más de 24.000 millones de euros en pagos procesados a clientes de cinco continentes, incluyendo a Paysafe, Pluxee y Transact Payments. Ha sido reconocida como la startup líder europea de servicios financieros y pagos por la Emerging Payments Association y forma parte del programa global Mastercard Start Path.
En 2025, Kani recibió una inversión de varios millones de libras liderada por Maven Capital Partners, con rondas adicionales destinadas a impulsar su crecimiento internacional y desarrollo de productos frente a nuevas regulaciones que exigen conciliaciones auditables listas para inspección.
