Un reciente informe de Unit4 pone de manifiesto una preocupante realidad para las empresas de servicios profesionales en el Reino Unido: casi un día entero de trabajo a la semana de los gestores de proyectos se pierde en tareas no planificadas. El reporte, titulado Reclaiming Time, Protecting Margin, destaca que el 28% del tiempo destinado a proyectos se consume en actividades imprevistas, lo que afecta directamente la eficiencia operativa y los resultados financieros.
La investigación, elaborada por Vanson Bourne tras encuestar a 650 responsables en empresas de servicios de tamaño mediano y grande, profundiza en las causas de esta pérdida de capacidad, el impacto que tiene la integración tecnológica en la gestión y cómo la adopción de la inteligencia artificial está comenzando a transformar el panorama.
Un día completo desperdiciado semanalmente
Los gerentes de operaciones y entrega admiten que un 15% de su jornada laboral se desvanece debido a ineficiencias, lo que equivale a perder casi una jornada entera de trabajo a lo largo de una semana laboral típica de cinco días. Un 81% de los encuestados señala que la cantidad de trabajo no planificado ha crecido durante el último año, siendo las principales causas la sobrecarga de coordinación y las complicaciones derivadas de problemas con los datos, como la conciliación y el acceso a la información. 
Estos hallazgos son avalados por estudios externos, como el publicado por Quickbase, que muestra que cerca del 70% de los trabajadores pierde hasta 20 horas semanales buscando, consolidando y verificando información fragmentada en diversas herramientas desconectadas, plataformas CRM y hojas de cálculo.
La falta de confianza en los datos genera que los equipos deban reconstruir constantemente la información, provocando retrasos acumulativos que afectan tanto la confianza del cliente como la motivación interna del equipo.
Predominancia de una gestión reactiva pese a las herramientas disponibles
Aunque existen herramientas que otorgan visibilidad sobre el rendimiento de los proyectos, solo el 34% de las empresas adoptan una gestión proactiva. La mayoría responde cuando los problemas ya se han manifestado en lugar de anticiparse. Un 76% admite tomar decisiones sin contar con información completa en ocasiones, y un 78% reconoce que con frecuencia revierte sus decisiones debido a que los datos utilizados inicialmente resultaron erróneos.
El reporte insiste en que la fragmentación de sistemas perpetúa el trabajo manual, y que la solución no reside solo en contar con herramientas transparentes, sino en disponer de datos integrados y en tiempo real que alimenten la gestión.
Las organizaciones conectadas gestionan cuatro veces mejor
Solo un 28% de las empresas encuestadas se consideran «conectadas», es decir, que cuentan con sistemas integrados o una plataforma unificada. Estas organizaciones son cuatro veces más propensas a gestionar sus proyectos de manera proactiva en comparación con las desconectadas. Además, la dependencia de soluciones manuales baja del 88% al 57%, y la pérdida de tiempo en actividades de bajo valor disminuye del 82% al 43%.
Estas conclusiones coinciden con el informe Pulse of the Profession 2026 del Project Management Institute (PMI), que revela que los mejores equipos no enfrentan menos complejidad, sino que la gestionan mejor gracias a mejores herramientas y procesos integrados.
El impacto financiero de la ineficiencia
Un abrumador 87% de los encuestados reconoce que la ineficiencia operativa perjudica directamente los márgenes de beneficio. En promedio, cada cartera de proyectos tiene 22,5 millones de dólares en riesgo, con aproximadamente 55.000 dólares de ingresos por consultor amenazados. Esta proporción se mantiene constante incluso en empresas de menor tamaño.
Según McKinsey en su informe State of Organizations 2026, el 72% de las empresas reconocen que la incertidumbre geopolítica está afectando sus operaciones. Por otro lado, los clientes demandan avances en productividad soportados por inteligencia artificial, pero rechazan incrementos en las tarifas, lo que obliga a las firmas de servicios profesionales a absorber internamente los costos derivados de la complejidad o a reducir la calidad de sus servicios. Para que la automatización sea efectiva es imprescindible contar con datos centralizados y cohesionados.
Limitaciones para captar nuevos proyectos
El 65% de las empresas afirma que las ineficiencias actuales limitan su capacidad para asumir nuevos encargos, frenando el crecimiento. Además, el trabajo imprevisto está aumentando significativamente en sectores como la arquitectura e ingeniería, con un incremento del 88%. En la región DACH, el 91% de las empresas han experimentado un crecimiento de las tareas no planificadas, lo que indica una brecha de madurez tecnológica regional.
Estas limitaciones configuran un círculo vicioso: mientras los equipos se dedican a resolver problemas de proyectos vigentes, no pueden desarrollar nuevas oportunidades, lo que provoca estancamiento de ingresos e impide inversiones en mejores sistemas, perpetuando la fragmentación. Para romper este ciclo, las compañías deben realizar inversiones específicas en conectividad antes de que su posición competitiva se deteriore aún más.
La adopción de la inteligencia artificial y sus beneficios
El 96% de los encuestados considera que la inteligencia artificial podría mejorar la toma de decisiones en los proyectos, sin embargo, solo el 26% la utiliza de forma extensa en diversas funciones. Las organizaciones conectadas lideran la adopción con un 52%, frente al 16% de las desconectadas, lo que sugiere que la preparación de la infraestructura tecnológica resulta más determinante que las capacidades del proveedor.
Las cuatro funcionalidades de los sistemas de gestión de proyectos que más valoran los encuestados son:
- Visibilidad en tiempo real del rendimiento del proyecto y financiero (53%)
- Gestión automatizada o asistida por IA de gastos y procesos (52%)
- Planificación y asignación de recursos ayudadas por IA, basadas en demanda y habilidades (52%)
- Sistemas integrados que abarquen gestión de proyectos, finanzas y recursos (51%)
Estas prioridades reflejan directamente las áreas donde existen mayores dificultades, según el informe.
Un caso destacado es el de Havas Group, que consolidó 32 adquisiciones bajo un sistema financiero de Unit4. Varias entidades lograron implementarlo en solo tres meses, y actualmente pueden seguir la rentabilidad por persona junto con los márgenes de proyectos, facilitando la detección temprana de desviaciones y permitiendo acciones correctivas ágiles.
Implicaciones para el sector y los proveedores
Para empresas tecnológicas como Unit4, estos datos refuerzan la apuesta por plataformas integradas frente a soluciones puntuales. Los clientes disponen ahora de métricas para justificar inversiones en transformación digital, mientras los socios cuentan con argumentos basados en evidencia para ofrecer consultorías efectivas. Para los profesionales del sector, los resultados cuantifican el impacto que tienen las frustraciones diarias en la estrategia global.
El informe señala cuatro acciones clave para dar un giro a esta situación: consolidar la visión operativa en un único panel confiable, automatizar sin piedad los procesos que generan fricciones, utilizar información en tiempo real para proteger los márgenes anticipadamente, e incorporar inteligencia directamente en los puntos donde se toman decisiones, evitando separarlas en dashboards independientes. La visibilidad es el punto de partida; actuar a tiempo, la clave para alcanzar resultados sostenibles.
